المراسلات الادارية لشؤون التلاميذ

المراسلات الادارية لشؤون التلاميذ

بقلم القيم العام زهير المحمدي 

المراسلات الادارية لشؤون التلاميذ داخل المؤسسة التربوية تنقسم الى جزئين جزء اداري تربوي يدخل ضمن مهام ومشمولات القيمين وجزء اداري يدخل ضمن مهام الاداريين لكن تبقى في كل الحالات لها صلة بشؤون التلاميذ وتتكامل الأدوار لايصالها الى مستحقيها وحفظ نسخ منها بالملفات للرجوع اليها كلما اقتضت الحاجة أو عند عملية التفقد أو احتجاج احد الأولياء أو التلاميذ في مسألة ما والحكمة تقول " وثق توفق " فالوثيقة بالارشيف ضرورية ولا يمكن أن تعوضها بأي حال من الأحوال الاجهزة الاعلامية التي مهمتها مساعدتنا في الوصول الى المعلومة بأيسر الطرق وأسرعها ولكنها لا يمكن أن تلغي الوثيقة والارشيف وأمدكم فيما يلي بكيفية التعامل مع المراسلات بجزئيها الاداري والتربوي وكيفية انجازها الى حين وصولها الى الولي وحفظ نسخة منها بالملف:

مراحل انجاز المراسلة الادارية لشؤون التلاميذ:

الجزء التربوي المتصل بمهام القيم 

===================

تتصل المراسلة الادارية مباشرة بسلوك التلاميذ ومواظبتهم وكل ما يهمهم ويهم شؤونهم داخل المؤسسة التربوية وهي أنواع :

* اعلام بغياب أول وثاني 

* اعلام بالشطب

* اعلام بانذار 

* اعلام برفت مؤقت 

* اعلام برفت نهائي 

* اعلام بمذاكرة تكميلية يُسلم مباشرة الى التلميذ ويُرجع منها قصاصة اطلاع الولي ممضاة

* اعلام باستدعاء ولي يُسلم مباشرة الى التلميذ ويمضي عليه

* اعلام باحالة على مجلس التربية 

* ارسال بطاقة النتائج المدرسية

ولهذا فإن المراسلة الادارية تنطلق أولا في جزئها التربوي بمكتب السيرة والمواظبة والمتصلة بمهام القيمين أو بالاحرى القيم المكلف بشؤون التلاميذ على النحو التالي :

1- تنجز المراسلة وتُكتب من خلال بطاقة السيرة والمواظبة وما تتضمنه معلومات خلال متابعة القيم لغيابات التلميذ أو العقوبات المسندة له أو مذاكرة تكميلية أو استدعاء ولي أو احالة على مجلس التربية أو انذار أو رفت مؤقت أو اعلام بالشطب .

2- تُمرر المراسلة بعد كتابتها واعدادها الى المسؤول المباشر لامضائها والتأشير عليه وتبقى المراسلة الوحيدة التي يمضي عليها القيم العام هي الاعلام بغياب فقط.

3- تعود المراسلة ممضاة الى القيم المسؤول لتسجيلها على بطاقة السيرة والمواظبة وكراس العقوبات ان كانت عقوبة .

الجزء الاداري المتصل بمهام الاداريين 

======================

تنتهي المراسلة الادارية هنا في جزئها التربوي وتُمرر بعد ذلك الى الاداري المسؤول على الملفات بمكتب شؤون التلاميذ ليواصل بقية المشوار الذي هو كالتالي :

يقوم الاداري بتسجيل المراسلة على كراس الصادرات والقشرة الخارجية لملف التلميذ ووضع عدد لها كمرجع 

توضع المراسلة الأصلية بظرف معنون من ملف التلميذ والاحتفاظ بنسخة منها بالملف 

ترسل المراسلة الى ولي التلميذ بعد وضعها بمكتب الضبط ان كانت مراسلة عادية أما اذا كانت مراسلة مضمونة الوصول فيجب وضع الطوابع الضرورية لذلك وتعمير الوصل الخاص بنوعية هذه الرسائل وتسجيلها لدى مكتب الضبط .

عند رجوع الوصل الخاص بالمراسلات مضمونة الوصول من البريد الى الادارة يجب الاحتفاظ به بملف التلميذ للرجوع اليه عند الضرورة كحجة ووثيقة قانونية .

وهنا أظن أنني أجبت على تساؤلات العديد من الزملاء والزميلات حول موضوع المراسلة الادارية ومن يقوم بها لكن يبقى العمل في كل الحالات مرتبط بالتعاون والتنسيق والانسجام بين جميع الاطراف وبدونه لا يمكن أن يستقيم الأمر وشكرا لكم على رحابة صدوركم والله الموفق .

ملاحظة 

=====

يبقى استدعاء الولي والاعلام بالمذاكرة التكميلية من مهام القيمين لانهما يسلمان مباشرة الى التلميذ ولا يمكن ارسالهما الى الولي عن طريق المراسلة ولكن تُمرر نسخ منهما الى الاداري لوضعها بملف التلميذ .

Posted in: اخبار القطاع في الفيسبوك, وثائق هامة